Si vous êtes un fournisseur de produits ou de services à d'autres petites et moyennes entreprises, vous comptez probablement sur un processus de facturation pour générer des revenus auprès de vos clients. Lorsque ce processus ne se déroule pas correctement, votre entreprise n’est pas aussi productive ou rentable qu’elle pourrait l’être. Pire encore, cela pourrait entraîner des problèmes de trésorerie ou d’autres difficultés financières. Si vous rencontrez des difficultés en matière de facturation, nous avons rassemblé 6 conseils qui peuvent vous aider à vous remettre sur la bonne voie.
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Pour garantir que vos factures soient traitées et payées le plus rapidement possible, vous devez établir une procédure claire pour les traiter. Cette procédure doit inclure un calendrier pour la création de la facture, l'envoi de la facture au client, la réception du paiement et l'activité de recouvrement. Assurez-vous que tous les employés travaillant avec des factures connaissent cette procédure et comprennent leurs responsabilités.
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Les clients sont plus susceptibles de payer leurs factures dans les délais s'ils comprennent quand leur paiement est dû et ce qui se passera s'ils ne paient pas. Incluez des informations sur le processus de facturation sur la facture elle-même, sur votre site Web et sur tout contrat pertinent. Assurez-vous d'établir une date limite de paiement et de fournir une explication claire des mesures que vous prendrez pour recouvrer si le client ne paie pas à temps.
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Dans certains cas, les clients ne paient pas leurs factures simplement parce qu'ils les ont oubliées. L’envoi d’un ou deux rappels à l’approche de la date d’échéance peut améliorer les taux de paiement. Vous pouvez envoyer des rappels aux clients par courrier, par e-mail ou par SMS, selon la situation.
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Amener les clients à payer leurs factures le plus rapidement possible donne à votre petite entreprise plus de revenus d'exploitation et améliore l'efficacité de votre processus de facturation. Vous pourrez peut-être encourager le paiement anticipé en offrant une incitation aux clients qui paient leurs factures dans un certain délai, comme une remise ou un coupon. Vous pouvez également encourager un paiement rapide en ajoutant des frais aux factures qui ne sont pas payées avant la date d’échéance.
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Lorsque les clients ne paient pas leurs factures à la date d’échéance, vous devez prendre des mesures immédiates pour les recouvrer. Envoyez au client un avis de retard et envisagez de passer un appel téléphonique. Si le client continue d’éviter le paiement, vous pouvez prendre d’autres mesures, comme faire appel à une agence de recouvrement ou intenter une action en justice. Toutefois, ces mesures de collecte plus agressives ne devraient être qu’un dernier recours.
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Pour éviter que les factures ne passent entre les mailles du filet, conservez des enregistrements de toutes les communications avec les clients. Tenir des registres minutieux sera également utile si vous devez entreprendre tout type d'action de recouvrement contre l'un de vos clients.
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Il n’est possible d’accomplir beaucoup de choses qu’en réduisant les coûts. En fin de compte, un bon propriétaire d’entreprise gagne de l’argent et constitue une réserve de trésorerie saine. Si vous rencontrez un problème de trésorerie, la cause profonde pourrait être que vous n’avez pas suffisamment de ventes (entrées de trésorerie). La façon dont vous avez gagné vos clients d’origine n’est peut-être pas la bonne pour attirer vos futurs clients. Explorez de nouvelles voies pour renforcer la notoriété de votre marque dans votre communauté.
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