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Centre de comptabilité

Comptabilité pour les dentistes

Services de tenue de livres et de comptabilité dentaire

L' American Dental Association (ADA) rapporte qu'il y a plus de 201 000 dentistes en exercice aux États-Unis.

Cela équivaut à environ 61 dentistes pour 100 000 habitants. Les statistiques de l’ADA montrent également qu’en moyenne, les dépenses des cabinets dentaires augmentent plus rapidement que les revenus du cabinet.

Face à de telles pressions financières sur le marché hautement concurrentiel d'aujourd'hui, des systèmes de reporting financier complets et précis sont essentiels au succès et à la stabilité à long terme de votre cabinet.

Comptabilité du cabinet dentaire

Les cabinets dentaires ont tendance à être petits et sont confrontés à des défis opérationnels et financiers uniques.

L' ADA estime que plus d'un tiers des dentistes d'aujourd'hui exercent seuls et que 40 % des cabinets dentaires fonctionnent avec quelques dentistes dans un même cabinet partagé. Les petits cabinets manquent souvent d’une expertise comptable interne complète et nombre d’entre eux se tournent vers des spécialistes externes pour les aider à relever leurs défis uniques en matière de reporting opérationnel et financier.

C’est là que Padgett Advisors entre en jeu. Nous nous spécialisons dans la tenue de livres et la comptabilité pour les dentistes, y compris les médecins généralistes, les dentistes pédiatriques, les chirurgiens buccaux et maxillo-faciaux, les orthodontistes, les parodontistes et d’autres cabinets spécialisés.

Plus d'un tiers des dentistes déclarent se sentir trop occupés ou surmenés, selon l'ADA. Nous pouvons vous aider à gérer l’aspect financier de votre cabinet, vous permettant ainsi de vous concentrer sur les aspects cliniques de la dentisterie.

Comptabilité du cabinet dentaire

Entre autres choses, un processus comptable de cabinet dentaire bien conçu peut vous aider à :

  • Prendre des décisions éclairées ;
  • Maximiser la rentabilité ;
  • Gérer les paiements des patients et la facturation des assurances ; et
  • Se conformer aux réglementations nationales et fédérales applicables.

Des informations comptables précises et opportunes peuvent aider les dentistes à surveiller les flux de trésorerie et les recouvrements auprès des patients et des assureurs, à identifier les domaines dans lesquels les coûts peuvent être réduits et à planifier l'avenir, y compris la constitution de patrimoine et la planification de la sortie d'entreprise.

Les spécialistes de Padgett ont des années d’expérience dans la prestation de services comptables de haute qualité aux dentistes, notamment :

Comptabilité externalisée

Le suivi des revenus, des recouvrements, de la paie, des dépenses de fonctionnement, des achats d'équipement et d'autres transactions financières peut prendre beaucoup de temps pour le personnel de votre bureau. Nos spécialistes en comptabilité dentaire peuvent gérer ces tâches administratives directement pour vous sur une base hebdomadaire ou mensuelle – ou temporairement si votre responsable de cabinet actuel quitte inopinément le cabinet.

Le recours à un spécialiste de confiance en comptabilité pour dentistes vous offre la tranquillité d'esprit de savoir que les transactions seront enregistrées dans les comptes appropriés avec des descriptions détaillées et précises. Cela peut atténuer les maux de tête lorsqu'il est temps de préparer vos états financiers de fin d'année et vos déclarations de revenus.

Préparation des états financiers mensuels et de fin d'année

Les états financiers complets comprennent trois rapports 1) le compte de résultat, 2) le bilan et 3) l'état des flux de trésorerie. Ceux-ci donnent un aperçu de la santé financière de votre cabinet dentaire.

Nous proposons des états financiers préparés qui sont conformes aux principes comptables généralement reconnus des États-Unis. Alternativement, certains petits cabinets peuvent préférer publier des états financiers sur la base de trésorerie ou sur la base fiscale. Nous pouvons vous aider à déterminer ce qui est approprié à votre situation actuelle.

Rapports d'exploitation intermédiaires

Tout comme se brosser les dents quotidiennement ne suffit pas à maintenir une bonne hygiène dentaire, les rapports financiers de fin d’année ne suffisent pas pour la plupart des cabinets. Une comptabilité dentaire efficace nécessite une diligence continue. Nous pouvons vous aider à optimiser la facturation des patients et de l'assurance, en vous aidant à gérer la complexité que l'assurance apporte aux flux de trésorerie de votre cabinet. Nous pouvons également identifier des indicateurs clés pour aider les propriétaires de cabinet à surveiller leurs performances financières en temps réel à l'aide de rapports flash hebdomadaires ou mensuels.

Les paramètres comptables et opérationnels courants des cabinets dentaires comprennent :

  • Nombre moyen de visites de patients/facturation par dentiste ;
  • Heures de travail moyennes des assistantes dentaires/hygiénistes et temps passé avec les patients ;
  • Temps d'attente moyen pour les visites programmées des patients ;
  • Facturation moyenne par patient ;
  • Non-présentation/annulation des patients ;
  • Composition des facturations (paiements directs des patients vs paiements des assureurs privés vs paiements des programmes gouvernementaux);
  • Reçus d'espèces et de transfert électronique de fonds (TEF);
  • Soldes de trésorerie disponibles ; et
  • Calendriers chronologiques des comptes clients.

Les équipements de haute technologie – tels que les sondes dentaires, les caméras intra-orales, les lampes à polymériser et les radiographies numériques – représentent une autre dépense coûteuse pour les dentistes. L’équipement dentaire est de plus en plus avancé, rapide et efficace. L'acquisition de nouveaux équipements ou technologies peut aider votre cabinet à élargir les traitements que vous proposez et à augmenter le volume de patients. Nous pouvons vous aider à évaluer ces investissements, notamment quels allègements fiscaux peuvent être disponibles et s'il est plus judicieux d'acheter ou de louer du matériel, à la lumière des progrès technologiques rapides d'aujourd'hui. Si votre cabinet comprend plus d'un dentiste, notre équipe peut également vous aider à répartir ces frais ainsi que d'autres frais généraux entre les propriétaires de votre cabinet.

L'analyse régulière des performances financières peut vous aider à maximiser les profits et à identifier les inefficacités de votre pratique. Les rapports intermédiaires peuvent également vous aider à identifier la nécessité d'une marge de crédit pour couvrir temporairement les dépenses de fonctionnement en attendant de recevoir les paiements des patients et des tiers payeurs.

Budgets et prévisions

Les résultats financiers historiques peuvent être utilisés pour projeter les performances futures de votre cabinet. Nous pouvons préparer des budgets et des prévisions pour vous aider à déterminer si vous disposez de l'espace de bureau, de l'équipement et du personnel nécessaires pour répondre à la demande future, ainsi qu'identifier les menaces concurrentielles et les opportunités de croissance sur votre marché local. Ces rapports peuvent également être utiles lors d’une demande de prêt bancaire ou d’une fusion avec un autre cabinet.

Tout au long de l'année, nous pouvons comparer vos résultats réels à votre budget. Cette analyse peut garantir que vos facturations et dépenses mensuelles restent sur la bonne voie. Des écarts majeurs peuvent nécessiter des révisions de votre budget initial ou des mesures correctives. Il est toujours préférable de s'informer tôt plutôt que d'attendre la fin de l'année !

Analyse comparative financière

L’objectif de la comptabilité pour les dentistes devrait aller au-delà du respect des exigences en matière de prêt et de fiscalité. La plupart des cabinets dentaires veulent savoir comment ils se comparent à leurs concurrents.

Nous pouvons fournir des données d'analyse comparative de l'industrie, en fonction de votre emplacement, de votre taille et de vos spécialités, telles que celles fournies par l'ADA, l'Académie de dentisterie générale (AGD) et les associations professionnelles locales ou spécialisées en soins dentaires. Ces références peuvent être comparées à vos résultats financiers pour déterminer les points forts opérationnels et les domaines à améliorer. Ils peuvent également vous aider à évaluer votre structure de coûts et la compétitivité de vos programmes de rémunération.

Sélection de logiciels de comptabilité

Une tenue de livres et une comptabilité efficaces pour les dentistes nécessitent plus que des feuilles de calcul Excel.

Votre cabinet a besoin d’un logiciel de comptabilité spécialisé pour suivre des éléments tels que :

  • Tarifs de facturation standard, codes d'assurance et plans de capitation pour les services aux patients ;
  • Part des revenus et des frais généraux par propriétaire (pour les cabinets comptant plus d’un dentiste) ;
  • Encaisse,
  • Dépôts en espèces et dépôts par TEF de tiers payeurs ;
  • Comptes clients et radiations ;
  • Contrats patients (le cas échéant) ;
  • Comptes à payer;
  • Salaires du personnel et charges sociales ;
  • Fournitures et matériels ;
  • Frais de laboratoire ;
  • Loyer, marketing et autres frais généraux ;
  • Équipement, améliorations locatives et dépenses d’amortissement ;
  • Prêts commerciaux et frais d'intérêts ;
  • Paiements vers et depuis les actionnaires ; et
  • Informations liées à la fiscalité.

Les systèmes comptables des cabinets dentaires doivent également être sécurisés pour protéger les informations personnelles et de facturation sensibles des patients. Les dossiers de patients piratés ou volés peuvent entraîner des pertes financières et nuire à la réputation de votre cabinet.

Il existe plusieurs solutions de tenue de livres et de comptabilité pour les cabinets dentaires, dont les capacités et les coûts varient. Nous pouvons vous aider à sélectionner un programme approprié en fonction de votre taille et de votre spécialité.

Si vous disposez déjà d’un logiciel de comptabilité, il est peut-être temps de le revoir. Par exemple, le logiciel que vous avez sélectionné lors de l'ouverture de votre cabinet peut ne plus être approprié ou un nouveau produit peut être devenu disponible et mieux adapté à vos besoins actuels. Nous pouvons vous aider à évaluer votre logiciel actuel et à évaluer des alternatives pour garantir que vous utilisez le logiciel de comptabilité à son plein potentiel.

Nous vous encourageons à nous contacter pour toute question.

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