Prestations de service
Impôt Comptabilité Paie Consultatif Nos bureaux
Trouver un bureau
Passer au contenu principal

Centre de comptabilité

Comptabilité des médecins

Comptabilité des médecins et des cabinets médicaux

Les dépenses de santé augmentent rapidement. Les Centres de contrôle et de prévention des maladies (CDC) estiment les dépenses nationales de santé à environ 3,8 milliards de dollars par an, soit une hausse de 30 % en dollars corrigés de l'inflation par rapport à la décennie précédente. Les médecins indépendants et les cabinets médicaux indépendants jouent un rôle essentiel dans le système de santé américain.

leAssociation médicale américaine(AMA) rapporte qu'il y a près d'un million de médecins actifs exerçant dans diverses spécialités médicales aux États-Unis. Cela équivaut à environ un médecin pour 344 personnes.

Alors que l’augmentation des dépenses de santé fait grimper les revenus des cabinets médicaux, l’augmentation des coûts de fonctionnement, la réduction des remboursements Medicare et Medicaid et la pression des assureurs pour que les patients recherchent des établissements à faible coût réduisent les bénéfices des médecins et des cabinets médicaux. Face à des pressions financières comme celle-ci, des systèmes de reporting financier complets et précis sont essentiels au succès à long terme de votre cabinet.

Comptabilité des cabinets médicaux

L’exploitation d’un cabinet indépendant offre de nombreux avantages, mais la comptabilité peut s’avérer difficile.

Ces dernières années, un nombre croissant de cabinets médicaux indépendants ont été rachetés par de grands groupes. Près des trois quarts des médecins sont désormais employés par un système de santé, une société de capital-investissement ou un assureur maladie, selon le Physicians Advocacy Institute (PAI).

Cependant, exploiter votre propre cabinet offre de nombreux avantages, notamment une plus grande autonomie, un meilleur équilibre travail-vie personnelle et un meilleur engagement des patients, ce qui conduit souvent à une meilleure qualité de soins. De nombreux prestataires indépendants choisissent de s'associer à des associations de médecins indépendants (IPA) et à des organisations de soins responsables (ACO) pour collaborer avec d'autres médecins tout en préservant leur indépendance.

Il y a un inconvénient majeur à exploiter un cabinet indépendant : la comptabilité d’un cabinet médical peut être un défi. Les cabinets indépendants manquent souvent d’expertise interne complète en matière de tenue de livres et de comptabilité, et nombre d’entre eux se tournent vers des spécialistes externes pour les aider à relever leurs défis uniques en matière d’information opérationnelle et financière.

C’est là que Padgett Advisors entre en jeu. Nous nous spécialisons dans la tenue de livres et la comptabilité pour les médecins, y compris les omnipraticiens et les cabinets médicaux spécialisés.

Comptabilité des cabinets médicaux

Plus de la moitié des médecins souffrent d'épuisement professionnel, selon les données sur les effectifs compilées par le Conseil consultatif . Parmi ceux qui déclarent se sentir surmenés, 61 % citent comme cause des tâches bureaucratiques excessives. Nous pouvons vous aider à gérer l’aspect financier de votre pratique, réduisant ainsi votre charge de travail administratif et vous permettant de vous concentrer sur les aspects cliniques de l’exercice de la médecine.

Entre autres choses, un processus comptable bien conçu peut aider votre cabinet à :
  • Prendre des décisions éclairées ;
  • Maximiser la rentabilité ;
  • Répartir équitablement les bénéfices entre les médecins propriétaires ;
  • Gérer les paiements des patients et la facturation des tiers ; et
  • Se conformer aux réglementations nationales et fédérales applicables.

Des informations comptables précises et opportunes peuvent aider les médecins à surveiller les flux de trésorerie et les recouvrements auprès des patients, des programmes gouvernementaux et des assureurs ; identifier les domaines dans lesquels les coûts peuvent être réduits ; et planifier l’avenir, y compris la création de richesse et la planification de la sortie d’entreprise.

La planification de la retraite et du départ devient un enjeu majeur pour les petits cabinets. L'âge médian de la retraite pour les médecins est de 65 ans. Aujourd'hui, près de la moitié des médecins actifs aux États-Unis ont 55 ans ou plus, selon l' Association of American Medical Colleges (AAMC). Les statistiques sont encore plus prononcées dans certaines spécialités. Par exemple, 92 % des pneumologues et 71 % des pathologistes et praticiens en médecine préventive devraient prendre leur retraite au cours des 10 prochaines années. La mise en place d’un plan viable permet de maximiser le retour sur investissement pour le médecin-propriétaire qui prend sa retraite et facilite la continuité des activités pour ceux qui restent propriétaires du cabinet.

Les spécialistes de Padgett ont des années d’expérience dans la fourniture de services comptables de haute qualité aux médecins et aux cabinets médicaux, notamment :

Comptabilité externalisée

Le suivi des factures, des encaissements, de la paie, des dépenses de fonctionnement, des achats d'équipement et d'autres transactions financières peut prendre beaucoup de temps pour le personnel de votre bureau. Nos spécialistes en comptabilité peuvent gérer ces tâches administratives directement pour vous sur une base hebdomadaire ou mensuelle – ou temporairement si votre responsable de bureau actuel quitte inopinément le cabinet.

Le recours à un spécialiste de confiance en services comptables pour médecins vous offre la tranquillité d'esprit de savoir que les transactions seront enregistrées dans les comptes appropriés avec des descriptions détaillées et précises. Cela peut atténuer les maux de tête lorsqu'il est temps de préparer vos états financiers de fin d'année et vos déclarations de revenus.

Préparation des états financiers mensuels et de fin d'année

Les états financiers complets comprennent trois rapports 1) le compte de résultat, 2) le bilan et 3) l'état des flux de trésorerie. Ceux-ci donnent un aperçu de la santé financière de votre cabinet.

Nous proposons des états financiers préparés qui sont conformes aux principes comptables généralement reconnus des États-Unis. Alternativement, certains petits cabinets peuvent préférer publier des états financiers sur la base de trésorerie ou sur la base fiscale. Nous pouvons vous aider à déterminer ce qui est approprié à votre situation actuelle.

Rapports d'exploitation intermédiaires

Tout comme manger sainement et faire de l'exercice quotidiennement ne suffit pas à prévenir les maladies, les rapports financiers de fin d'année ne suffisent pas à la réussite de la plupart des cabinets de médecins. Une comptabilité efficace pour les médecins nécessite une diligence continue. Nous pouvons identifier des indicateurs clés pour aider les propriétaires de cabinet à surveiller leurs performances financières en temps réel à l'aide de rapports flash hebdomadaires ou mensuels.
Les paramètres comptables et opérationnels courants pour les médecins et les cabinets médicaux comprennent :

Les paramètres comptables et opérationnels courants pour les médecins et les cabinets médicaux comprennent :

  • Nombre moyen de visites de patients/facturation par médecin ;
  • Heures de travail moyennes des assistants médicaux/infirmières/techniciens de laboratoire et temps passé avec les patients ;
  • Temps d'attente moyen pour les visites programmées des patients ;
  • Facturation moyenne par patient ;
  • Non-présentation/annulation des patients ;
  • Délai moyen de publication des frais ;
  • Composition des facturations (paiements directs des patients vs paiements des assureurs privés vs paiements des programmes gouvernementaux);
  • Nombre moyen de refus de réclamation par rapport au nombre total de réclamations soumises ;
  • Reçus d'espèces et de transfert électronique de fonds (TEF);
  • Soldes de trésorerie disponibles ; et
  • Calendriers chronologiques des comptes clients.

Les flux de trésorerie d'exploitation constituent le système circulatoire d'un cabinet médical. Les rentrées de fonds provenant de la facturation sont comme les veines, amenant les liquidités au cœur du cabinet. Il est important de facturer tous les services rendus, y compris les visites au cabinet et les services médicaux, les frais de laboratoire, les fournitures et équipements médicaux, les médicaments et les vaccinations, ainsi que les dossiers médicaux fournis par votre cabinet. Les sorties de fonds sont les artères qui assurent les paiements à votre personnel, vos laboratoires, vos fournisseurs, vos prêteurs et vos médecins propriétaires.

Les blocages dans le cycle de trésorerie doivent être rapidement diagnostiqués et réparés. Nous pouvons vous aider à optimiser la facturation des patients, de Medicare, Medicaid et des assurances, en vous aidant à faire face à la complexité que les programmes gouvernementaux et les assurances apportent aux flux de trésorerie de votre cabinet.

Les équipements de haute technologie peuvent constituer une autre dépense coûteuse pour les médecins, selon leur spécialité. L'acquisition de nouveaux équipements ou technologies peut aider votre cabinet à élargir les traitements que vous proposez, à améliorer l'efficacité et à augmenter le volume de patients. Nous pouvons vous aider à évaluer ces investissements, notamment quels allègements fiscaux peuvent être disponibles et s'il est plus judicieux d'acheter ou de louer du matériel – ou de collaborer avec des fournisseurs tiers – à la lumière de l'évolution rapide de la technologie actuelle. Si votre cabinet compte plus d’un médecin, notre équipe peut également vous aider à répartir ces frais ainsi que d’autres frais généraux entre vos médecins propriétaires.

L'analyse régulière des performances financières peut vous aider à maximiser les profits et à identifier les inefficacités de votre pratique. Les rapports intermédiaires peuvent également vous aider à identifier la nécessité d'une marge de crédit pour couvrir temporairement les dépenses de fonctionnement en attendant de recevoir les paiements des patients et des tiers payeurs.

Budgets et prévisions

Les résultats financiers historiques peuvent être utilisés pour projeter les performances futures de votre cabinet. Nous pouvons préparer des budgets et des prévisions pour vous aider à déterminer si vous disposez de l'espace de bureau, de l'équipement et du personnel nécessaires pour répondre à la demande future, ainsi qu'identifier les menaces concurrentielles et les opportunités de croissance en fonction des besoins de la population de patients locale. Ces rapports peuvent également être utiles lors d’une demande de prêt bancaire ou d’une fusion avec un autre cabinet.
Tout au long de l'année, nous pouvons comparer vos résultats réels à votre budget. De tels examens de suivi peuvent garantir que vos facturations et dépenses mensuelles restent sur la bonne voie. Des écarts majeurs peuvent nécessiter des révisions de votre budget initial ou des mesures correctives. Il est toujours préférable de s'informer tôt plutôt que d'attendre la fin de l'année !

Analyse comparative financière

L’objectif de la tenue des livres et de la comptabilité des médecins devrait aller au-delà du respect des exigences en matière de prêt, réglementaires et fiscales. La plupart des cabinets médicaux veulent savoir comment ils se comparent aux autres cabinets qui desservent votre population de patients locale.

Nous pouvons fournir des données d'analyse comparative de l'industrie, en fonction de votre emplacement, de votre taille et de vos spécialités, telles que celles fournies par la Medical Group Management Association , l' AMA , la PAI , l' AAMC et les associations professionnelles locales ou spécialisées en médecine. Ces références peuvent être comparées à vos résultats financiers pour déterminer les points forts opérationnels et les domaines à améliorer. Ils peuvent également vous aider à évaluer votre structure de coûts et la compétitivité de vos programmes de rémunération.

Sélection de logiciels de comptabilité

Une tenue de livres et une comptabilité efficaces pour les cabinets médicaux et les cabinets médicaux nécessitent plus que des feuilles de calcul Excel. Votre cabinet a besoin d’un logiciel de comptabilité spécialisé pour suivre des éléments tels que :

  • Tarifs de facturation standard, codes d'assurance et plans de capitation pour les services aux patients ;
  • Part des revenus et des frais généraux par propriétaire (pour les cabinets comptant plus d'un médecin) ; 
  • Part des revenus et des frais généraux par propriétaire (pour les cabinets comptant plus d’un médecin) ;
  • Comptes clients et radiations ;
  • Contrats patients (le cas échéant) ;
  • Comptes à payer;
  • Salaires du personnel, avantages sociaux et charges sociales ;
  • Fournitures et matériels ;
  • Frais de laboratoire et de tests ;
  • Assurance contre la faute professionnelle et assurance générale des entreprises ;
  • Coûts de la formation médicale continue, des licences nationales et locales et des adhésions professionnelles ;
  • Loyer, marketing et autres frais généraux ;
  • Équipement, améliorations locatives et dépenses d’amortissement ;
  • Prêts commerciaux et frais d'intérêts ;
  • Paiements vers et depuis les actionnaires ; et
  • Informations liées à la fiscalité.

Les dossiers des patients mis à jour sont essentiels à une facturation précise et à un recouvrement en temps opportun. Cela comprend les informations de base sur le patient, les détails de l'assurance, l'historique des traitements et les formulaires de consentement. Les erreurs de facturation, telles que le fait d'avoir une mauvaise carte d'assurance dans le dossier ou un codage incorrect, peuvent entraîner des litiges, des réclamations refusées et des retards de paiement, ce qui peut éroder les bénéfices.

Les systèmes comptables des cabinets médicaux doivent également être sécurisés pour protéger les informations personnelles et de facturation sensibles des patients. Les dossiers de patients piratés ou volés peuvent entraîner des pertes financières et nuire à la réputation de votre cabinet.

Il existe plusieurs solutions de tenue de livres et de comptabilité pour les cabinets médicaux, dont les capacités et les coûts varient. Nous pouvons vous aider à sélectionner un programme approprié en fonction de votre taille et de votre spécialité.

Si vous disposez déjà d’un logiciel de comptabilité, il est peut-être temps de le revoir. Par exemple, le logiciel que vous avez sélectionné lors de l'ouverture de votre cabinet peut ne plus être approprié ou un nouveau produit peut être devenu disponible et mieux adapté à vos besoins actuels. Nous pouvons vous aider à évaluer votre logiciel actuel et à évaluer des alternatives pour garantir que vous utilisez le logiciel de comptabilité à son plein potentiel.

Nous vous encourageons à nous contacter pour toute question.

Ce champ sert à des fins de validation et doit rester inchangé.