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Centre de comptabilité

Comptabilité des cabinets d'avocats

PLANIFICATION COMPTABLE ET FINANCIÈRE POUR CABINET D'AVOCATS

Compte tenu des pressions financières qui pèsent sur les petits cabinets d'avocats sur le marché hautement concurrentiel d'aujourd'hui, des systèmes de reporting financier complets et précis sont essentiels au succès et à la stabilité à long terme de votre cabinet.

L'American Bar Association (ABA) rapporte qu'il y a actuellement plus de 1,3 million d'avocats actifs pratiquant le droit aux États-Unis. La grande majorité des services juridiques américains sont fournis par des praticiens indépendants et de petits cabinets comptant moins de 30 avocats. Cela signifie que votre entreprise a probablement beaucoup de concurrence.

Ces dernières années, les clients ont généralement admis payer des tarifs de facturation plus élevés à leurs avocats, aidant ainsi les entreprises à absorber la hausse des coûts d’exploitation. Cependant, la baisse des pourcentages de réalisation a réduit les bénéfices des cabinets d’avocats. Si les clients résistent à de nouvelles hausses de taux, les entreprises devront peut-être trouver des solutions alternatives, comme améliorer l’efficacité opérationnelle et réduire les coûts, pour maintenir leur rentabilité future.

Des données financières précises et actuelles peuvent vous aider à prendre les décisions commerciales nécessaires pour résoudre ces problèmes et non seulement survivre mais prospérer.

COMPTABILITÉ DE PETITS CABINET D'AVOCATS

Les petits cabinets d’avocats, individuels et généralistes, sont confrontés à des défis opérationnels et financiers uniques.

Un rapport récent de l'ABA et de l'Institut Thomson Reuters montre que les avocats des petits cabinets consacrent environ 20 % de leur temps à des tâches administratives et de gestion d'entreprise. Ces corvées nuisent aux activités facturables et à la poursuite de nouvelles affaires. En fait, le principal défi récurrent signalé par les avocats des petits cabinets est de consacrer trop de temps aux tâches administratives – et pas assez de temps à exercer le droit.

Les petites entreprises manquent souvent d’une expertise comptable interne complète, et bon nombre d’entre elles se tournent vers des spécialistes externes pour les aider à relever leurs défis uniques en matière d’exploitation et de présentation de l’information financière. C’est là que Padgett Advisors entre en jeu. Nous nous spécialisons dans la prestation de services comptables pour les petits cabinets d’avocats. Nous pouvons vous aider à gérer l’aspect financier de votre cabinet, ce qui vous permet de vous concentrer sur la pratique du droit et la constitution de votre portefeuille d’affaires.

COMPTABILITÉ DE CABINET D'AVOCAT

Entre autres choses, un processus comptable de cabinet d’avocats bien conçu peut vous aider à :

  • Prendre des décisions commerciales éclairées ;
  • Maximiser la rentabilité ;
  • Gérer les paiements des clients et la comptabilité en fiducie ; et
  • Se conformer aux règles applicables du barreau de l’État.

Des informations comptables précises et opportunes peuvent aider les avocats à surveiller les flux de trésorerie et les recouvrements, à gérer les nuances des comptes de confiance des clients/des intérêts sur les comptes en fiducie des avocats (IOLTA), à identifier les domaines dans lesquels les coûts peuvent être réduits et à planifier l'avenir, y compris la création et la sortie de patrimoine. planification.

Les spécialistes de Padgett ont des années d’expérience dans la prestation de services comptables de haute qualité aux cabinets d’avocats, notamment :

Comptabilité externalisée

Les tâches de tenue de livres peuvent prendre beaucoup de temps pour votre personnel de bureau. Nos spécialistes en comptabilité de cabinet d’avocats peuvent gérer ces tâches administratives directement pour vous sur une base hebdomadaire ou mensuelle – ou temporairement si votre responsable de bureau actuel quitte inopinément le cabinet.

Le recours à un spécialiste de confiance en comptabilité pour cabinet d’avocats vous offre la tranquillité d’esprit de savoir que les transactions seront enregistrées dans les comptes appropriés avec des descriptions détaillées et précises. Cela peut atténuer les maux de tête lorsqu'il est temps de préparer vos états financiers de fin d'année, vos déclarations de revenus et vos formulaires K-1, si votre entreprise fonctionne comme une société à responsabilité générale ou à responsabilité limitée ou une société à responsabilité limitée.

Gestion de la confiance des clients/compte IOLTA

La comptabilité des cabinets d'avocats nécessite une compréhension approfondie de la façon de gérer les fonds détenus au nom des clients dans des comptes en fiducie ou IOLTA. La règle 1.15 des modèles de règles de conduite professionnelle de l'ABA fournit des conseils sur la détention de fonds en fiducie, la tenue de registres et l'information des clients de la réception de fonds ou de biens. Les facultés de droit n'enseignent pas aux avocats comment gérer ces comptes, et les règles varient d'un État à l'autre.

Chaque transaction entrante et sortante de ces comptes doit être correctement enregistrée et documentée. Une mauvaise gestion des comptes trust/IOLTA ou leur déclaration incorrecte peut entraîner de graves répercussions, notamment des sanctions, des suspensions et même la radiation. Il est donc important de bien faire les choses. Nous pouvons vous aider à maintenir un registre de confiance des clients précis, à suivre les coûts liés aux clients, à rapprocher les soldes des comptes et à générer des rapports comptables de confiance/IOLTA conformes aux règles de votre état.

Préparation des états financiers mensuels et de fin d'année

Les états financiers complets comprennent trois rapports 1) le compte de résultat, 2) le bilan et 3) l'état des flux de trésorerie. Ceux-ci donnent un aperçu de la santé financière de votre entreprise.

Nous pouvons publier des états financiers pour votre cabinet d’avocats qui sont conformes aux principes comptables généralement reconnus des États-Unis. Alternativement, certaines petites entreprises peuvent préférer publier des états financiers sur la base de trésorerie ou sur la base fiscale. Nous pouvons vous aider à déterminer ce qui est approprié à votre situation actuelle.

Rapports d'exploitation intermédiaires

Les rapports financiers de fin d'année ne suffisent pas pour la plupart des entreprises. Une comptabilité efficace dans un cabinet d’avocats nécessite une analyse régulière des performances financières afin de maximiser les profits et d’identifier les inefficacités opérationnelles. Les rapports intermédiaires peuvent également vous aider à identifier la nécessité d'une marge de crédit pour couvrir temporairement les dépenses d'exploitation en attendant de recevoir les paiements des clients et le règlement des dossiers. Nous pouvons identifier des indicateurs clés pour aider les avocats à surveiller les performances financières en temps réel à l'aide de rapports flash hebdomadaires ou mensuels.

Les paramètres comptables et opérationnels courants des cabinets d’avocats comprennent :

  • Revenus/heures facturables/bénéfices par avocat ;
  • Revenus/heures facturables/bénéfices par pratique spécialisée (le cas échéant) ;
  • Frais de déplacement et de marketing par avocat ;
  • Taux de réussite des affaires ;
  • Réalisation en pourcentage du chiffre d'affaires/tarifs négociés ;
  • Taux d'utilisation et de roulement du personnel parajuridique et de soutien ;
  • Chiffre d’affaires des clients et revenus/bénéfices par client ;
  • Dépôts en espèces, par carte de crédit et par transfert électronique de fonds (TEF) ;
  • Soldes des comptes d'exploitation et de fiducie/IOLTA ;
  • Calendriers chronologiques des créances ; et
  • Capital/dette par associé.

Budgets et prévisions

Les résultats financiers historiques peuvent être utilisés pour projeter les performances futures de votre cabinet d’avocats. Nous pouvons préparer des budgets et des prévisions pour vous aider à déterminer si vous disposez de l'espace de bureau, de la technologie, de l'équipement et du personnel nécessaires pour répondre à la demande future, ainsi qu'identifier les menaces concurrentielles et les opportunités de croissance sur votre marché local. Ces rapports peuvent également être utiles lors d’une demande de prêt bancaire ou d’une fusion avec une autre entreprise.

Tout au long de l'année, nous pouvons comparer vos résultats réels à votre budget. Cette analyse peut garantir que vos facturations et dépenses mensuelles restent sur la bonne voie. Des écarts majeurs peuvent nécessiter des révisions de votre budget initial ou des mesures correctives. Il est toujours préférable de s'informer tôt plutôt que d'attendre la fin de l'année !

Modèles de tarification et taux de facturation

Les cabinets d’avocats utilisent divers modèles de tarification. Au-delà des taux horaires traditionnels, les cabinets d’avocats peuvent facturer des honoraires forfaitaires, basés sur la valeur, dégressifs et conditionnels. Certaines entreprises proposent même des plans d'abonnement légaux qui offrent certains services aux clients moyennant des frais fixes et récurrents.

Nous pouvons vous aider à sélectionner le modèle de tarification optimal pour les cabinets spécialisés et à développer des taux de facturation compétitifs. Ce qui est approprié dépend de la manière dont votre cabinet fonctionne et des tarifs actuellement facturés par les autres cabinets de votre spécialité et/ou de vos marchés géographiques.

Planification de la rémunération

Les cabinets d’avocats utilisent souvent des formules complexes pour déterminer la rémunération des avocats. La rémunération peut varier en fonction de la répartition des revenus entre celui qui a généré le prospect et celui qui a effectué le travail. Il peut également y avoir une composante basée sur le mérite. Les associés peuvent obtenir une part des bénéfices de l'entreprise.

Gravir les échelons dans un cabinet d’avocats nécessite généralement beaucoup de travail. De plus en plus de jeunes collaborateurs quittent les cabinets d'avocats pour des postes moins exigeants offrant un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Cette tendance a poussé certaines entreprises établies à réviser leurs modèles de rémunération pour rester compétitives dans le marché du travail tendu d'aujourd'hui. Nous pouvons vous aider à concevoir des plans de rémunération pour les associés, les autres avocats et le personnel de soutien qui permettront d'atteindre au mieux les objectifs de votre cabinet.

Analyse comparative financière

L’objectif de la comptabilité des cabinets d’avocats devrait aller au-delà du respect des exigences en matière de prêt, de fiscalité et de déclaration des barreaux d’État. La plupart des entreprises veulent savoir comment elles se situent par rapport à leurs concurrents.

Nous pouvons fournir des données d'analyse comparative du secteur, en fonction de votre emplacement, de votre taille et de vos spécialités, telles que celles fournies par l'ABA, les barreaux des États et les groupes de spécialités de pratique. Ces références peuvent être comparées à vos résultats financiers pour déterminer les points forts opérationnels et les domaines à améliorer. L'analyse comparative peut également vous aider à évaluer le flux de travail, les coûts d'exploitation, le modèle de tarification et la compétitivité de vos programmes de rémunération de votre entreprise.

Sélection de logiciels de comptabilité

Une tenue de livres et une comptabilité efficaces pour les cabinets d’avocats nécessitent plus que des feuilles de calcul Excel. La technologie est une dépense coûteuse, mais nécessaire pour les cabinets d’avocats, car ils visent à améliorer l’efficacité et à réduire les coûts.

Au cours des deux dernières années, 42 % des petites entreprises ont adopté de nouvelles technologies, telles que la comptabilisation du temps, la gestion des documents et des dossiers, la recherche juridique et les logiciels de facturation électronique ; Plateformes CRM ; et des solutions de stockage basées sur le cloud, selon une récente enquête de l'ABA/Thomson Reuters Institute . Nous pouvons vous aider à évaluer ces investissements, y compris les allégements fiscaux qui peuvent être disponibles.

Votre entreprise a besoin d'un logiciel de comptabilité spécialisé pour suivre des éléments tels que :

  • Revenus/bénéfices par avocat ;
  • Revenus/bénéfices par pratique spécialisée ;
  • Revenus/bénéfices par client ;
  • Comptes d’exploitation et comptes fiduciaires/IOLTA ;
  • Dépôts en espèces, par carte de crédit et par TEF ;
  • Comptes clients et radiations ;
  • Comptes à payer;
  • Rémunération des avocats ;
  • Rapports de dépenses d'avocat et comptes de carte de crédit ;
  • Frais de développement professionnel et de CLE ;
  • Salaires du personnel, avantages sociaux et charges sociales ;
  • Loyer, marketing, assurance, fournitures de bureau et autres frais généraux ;
  • Logiciels juridiques, équipements, améliorations locatives et charges d'amortissement ;
  • Paiements vers et depuis les partenaires actionnaires ;
  • Lignes de crédit, prêts commerciaux et frais d’intérêts ; et
  • Informations liées à la fiscalité.

La sécurité est une autre considération essentielle lors du choix d’un logiciel de comptabilité. Les dossiers personnels et de facturation des clients piratés ou volés peuvent entraîner des pertes financières et nuire à la réputation de votre entreprise.

Il existe plusieurs solutions de tenue de livres et de comptabilité pour les cabinets d'avocats, dont les capacités et les coûts varient. Nous pouvons vous aider à sélectionner un programme approprié en fonction de votre taille et de votre spécialité.

Si vous disposez déjà d’un logiciel de comptabilité, il est peut-être temps de le revoir. Par exemple, le logiciel que vous avez sélectionné lors de l'ouverture de votre entreprise peut ne plus être approprié ou un nouveau produit peut être devenu disponible et mieux adapté à vos besoins actuels. Nous pouvons vous aider à évaluer votre logiciel actuel et à évaluer des alternatives pour garantir que vous utilisez le logiciel de comptabilité à son plein potentiel.

Nous vous encourageons à nous contacter pour toute question.

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