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Centre de comptabilité

Tout ce que vous devez savoir sur la comptabilité de caisse

Une entreprise a besoin d’une base financière adéquate pour prospérer.

Cela inclut entre autres un système comptable.

La comptabilité de caisse est une méthode de comptabilité par laquelle une transaction n’est enregistrée qu’une fois qu’un paiement est effectivement effectué. C’est peut-être la bonne option pour votre entreprise. Chez Padgett, nous fournissons des services comptables fiables aux petites entreprises. Vous trouverez ici un aperçu des choses les plus importantes que vous devez savoir sur la comptabilité de trésorerie.

Qu’est-ce que la comptabilité de caisse ?

La comptabilité de caisse, également appelée « comptabilité de caisse », est une méthode dans laquelle les transactions sont enregistrées uniquement lorsque les espèces changent de mains. En d’autres termes, les revenus sont comptabilisés au moment où le paiement est reçu. Dans le même esprit, les dépenses professionnelles sont enregistrées au moment de leur paiement. La comptabilité de caisse offre un aperçu simple, basé sur les transactions, de la santé financière d'une entreprise à un moment donné. Il est principalement utilisé par les petites entreprises et les propriétaires individuels en raison de sa simplicité.

L'IRS permet à certaines entreprises dont les recettes brutes annuelles moyennes pour les trois années fiscales précédentes sont égales ou inférieures à un seuil ajusté en fonction de l'inflation d'utiliser la comptabilité de caisse. Ce seuil a été considérablement augmenté dans le cadre de la loi de 2017 sur les réductions d'impôts et l'emploi, passant généralement de 5 millions de dollars à 25 millions de dollars ajustés en fonction de l'inflation, ouvrant la porte à un plus grand nombre d'entreprises pour utiliser la comptabilité de caisse. Cette méthode comptable peut offrir aux entreprises des opportunités de planification fiscale leur permettant potentiellement de différer leurs revenus et d’accélérer leurs dépenses – ou vice versa, selon les circonstances – de reporter ou même de réduire leurs obligations fiscales globales. En bref, il offre une certaine flexibilité pour contrôler le moment des revenus et des déductions aux fins de l’impôt sur le revenu.

Un exemple de comptabilité de caisse

Pour comprendre le fonctionnement de la comptabilité de caisse, il est utile de prendre un exemple concret. Pensez à un petit entrepreneur en piscine. En juin, l'entreprise a installé une piscine pour un client et lui a envoyé une facture de 40 000 $, payable dans les 30 jours. L'entreprise a également payé 25 000 $ en frais de matériaux et de main-d'œuvre en juin lors de l'installation de la piscine. En utilisant la comptabilité de caisse, l'entrepreneur enregistrerait les dépenses liées aux travaux lorsqu'elles seraient payées en juin, mais il déclarerait les revenus liés aux travaux lorsque le client paierait la facture en juillet.

L'entrepreneur en piscine a également reçu la livraison des matériaux pour le projet en juin, mais il dispose de 30 jours pour payer la facture du fournisseur. En comptabilité de caisse, ces coûts seraient passés en charges lorsque l'argent serait remis en juillet.

Comme vous pouvez le voir sur cet exemple, la comptabilité de caisse met l'accent sur les espèces reçues et payées, mais elle ne fait pas nécessairement correspondre les revenus gagnés avec les dépenses engagées au cours de la période comptable. L'utilisation de la comptabilité de caisse ne permet pas à la direction de voir l'argent dû à l'entreprise, les factures non encore payées et les autres avantages et obligations économiques probables. Dans l'exemple, l'entrepreneur en piscine aurait une idée floue de la rentabilité de chaque projet jusqu'à ce qu'il ait reçu le paiement du client et payé toutes les dépenses associées au projet. Avec la comptabilité de caisse, les revenus et les dépenses ne correspondent pas nécessairement, ce qui peut entraîner une fluctuation des bénéfices d'une période comptable à l'autre.

Avantages de la comptabilité de caisse

La comptabilité de caisse est-elle la bonne option pour votre petite entreprise ? Il pourrait être. Cette méthode présente des avantages significatifs, en particulier pour les petites entreprises, les entreprises dont les stocks sont limités et les entreprises individuelles. Voici deux avantages de la comptabilité de caisse :

  1. Simplicité : la comptabilité de caisse est simple ; vous enregistrez quand l’argent entre et quand il sort. Il peut être utile aux propriétaires de petites entreprises et aux entrepreneurs individuels qui n’ont peut-être pas de connaissances approfondies en comptabilité. Il élimine les complexités des comptes clients et créditeurs, des revenus différés, des actifs payés d'avance, des charges à payer et d'autres types de comptes à consonance technique.
  2. Cohérence avec la déclaration de revenus : De nombreuses petites entreprises admissibles produisent leurs déclarations de revenus selon la méthode de comptabilité de caisse, car cela correspond à leur capacité de payer. Cette méthode peut également offrir des opportunités de planification fiscale de fin d’année. Les entreprises fonctionnant en caisse peuvent avoir la possibilité de réduire leur revenu imposable au cours de l'année fiscale en cours en reportant la facturation des clients pour des produits ou des services à l'année suivante ou en accélérant le paiement des dépenses dans l'année en cours. Alternativement, les entreprises selon la méthode de trésorerie utilisent parfois la stratégie inverse : accélérer les revenus et reporter les dépenses si la direction s'attend à être soumise à des taux d'imposition plus élevés au cours de l'année fiscale à venir.

Inconvénients de

Comptabilité de trésorerie

Malgré certains avantages, la comptabilité de caisse n’est pas le bon choix pour chaque type d’entreprise. Bien au contraire, aux yeux de l’IRS, ce n’est même pas une forme de comptabilité autorisée pour les grandes entreprises plus complexes . Voici trois inconvénients de la comptabilité de caisse :

  • Inadéquation des revenus et des dépenses : les revenus et les dépenses ne correspondent pas toujours à la période comptable à laquelle ils se rapportent. Par exemple, une entreprise peut recevoir un paiement important un mois pour un service qui sera fourni au cours de l’année suivante, faussant ainsi les revenus réels de ce mois. De même, les dépenses sont déclarées dès qu'elles sont payées selon la méthode de trésorerie. Ce n’est donc pas une bonne option pour les entreprises dont les revenus ou les dépenses sont très variables d’un mois à l’autre. Cela peut rendre difficile la comparaison des performances financières de l’entreprise au fil du temps.
  • Difficile de comparer efficacement les résultats : un autre inconvénient est que les entreprises qui utilisent la comptabilité de caisse ne peuvent pas comparer efficacement leurs résultats à ceux de leurs concurrents, en particulier les leaders du secteur qui peuvent utiliser la comptabilité d'exercice. Ce manque de comparabilité pourrait rendre difficile pour les petites entreprises d’obtenir des prêts ou d’attirer des investisseurs en actions pour poursuivre des opportunités de croissance.
  • Conformité : l'IRS interdit aux entreprises dont les recettes brutes annuelles moyennes au cours des trois années fiscales précédentes sont supérieures à un seuil de 25 millions de dollars ajusté en fonction de l'inflation d'utiliser la comptabilité de caisse. Ce n’est donc peut-être pas une option pour les grandes entreprises plus complexes. En outre, les entreprises fonctionnant selon la méthode de caisse peuvent perdre certaines stratégies de planification fiscale qui peuvent être disponibles uniquement aux entreprises qui utilisent la comptabilité d'exercice.

Comprendre la principale alternative : la comptabilité d'exercice

La comptabilité d'exercice est la principale alternative à la comptabilité de caisse. Il adhère au principe d’appariement, qui exige que les revenus gagnés et les dépenses engagées soient enregistrés au cours de la même période comptable. Il s'agit d'une méthode qui fournit une vue plus complète de la santé financière d'une entreprise, la rendant adaptée aux entreprises de toutes tailles, en particulier aux sociétés ayant des opérations complexes. Avec la comptabilité d'exercice, les transactions sont enregistrées dès qu'elles se produisent, quel que soit le moment où l'argent est échangé.

Par exemple, lorsqu'une entreprise fournit un service, les revenus de ce service sont reconnus, même si le paiement sera reçu plus tard. De même, lorsqu'une entreprise reçoit un service, la dépense est enregistrée, même si la facture sera payée ultérieurement. La comptabilité d'exercice offre plus d'informations financières, mais nécessite également plus d'expertise en comptabilité. Bien entendu, vous n’êtes pas obligé de gérer vous-même la comptabilité. Un professionnel expérimenté peut vous aider.

Nous vous encourageons à nous contacter pour toute question.

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