Au Canada, les lois sur la confidentialité nous protègent. La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) est la nouvelle loi canadienne sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, qui est entrée en vigueur le 1er janvier 2004.
Dans un marché de plus en plus concurrentiel, Padgett Business Services s’appuie sur les informations personnelles pour identifier et rester en contact avec nos clients. Nous l’utilisons pour rechercher de nouveaux clients susceptibles d’être intéressés par nos produits. Nous voulons savoir ce que le marché recherche et ce qu’il supportera. Et nous voulons de l’information sur nos employés afin que nous puissions administrer les avantages sociaux et assurer un milieu de travail sécuritaire et productif.
Obtenir et utiliser ces informations personnelles d'une manière qui ne porte pas atteinte au droit humain fondamental à la vie privée est le défi des entreprises modernes.
Le respect et la protection de la vie privée est un élément clé d'une bonne relation client, ce qui en fait un élément clé de l'avantage concurrentiel. Nos clients veulent de la confidentialité et nos employés en ont besoin.
Ce n'est pas un concept juridique abstrait. C'est simple considération, respect et courtoisie l'essence d'une bonne relation avec nos clients et nos employés. Faire preuve de respect pour la vie privée fait partie du respect de notre client, et le respect de notre client est la pierre angulaire d'une relation client solide.
La LPRPDE établit des règles de base sur la façon dont les organisations du secteur privé peuvent recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels dans le cadre d'activités commerciales. Il établit un équilibre entre le droit d'un individu à la vie privée et la nécessité pour les organisations de collecter, d'utiliser ou de divulguer des informations personnelles à des fins commerciales légitimes.
Le 1er janvier 2004, la LPRPDE s'appliquait à tous les renseignements personnels recueillis, utilisés ou divulgués dans le cadre d'activités commerciales par toutes les organisations du secteur privé, à l'exception des provinces qui ont promulgué des lois jugées substantiellement similaires à la loi fédérale. À ce jour, le Québec, l'Alberta et la Colombie-Britannique sont les seules provinces dont la législation est essentiellement similaire à la LPRPDE.
Le schéma de base de la LPRPDE ressemble à ceci :
Si Padgett Business Services souhaite collecter, utiliser ou divulguer des informations personnelles sur les clients, nous avons besoin de leur consentement, sauf dans quelques circonstances spécifiques et limitées.
Nous pouvons utiliser ou divulguer les renseignements personnels d'un client uniquement aux fins pour lesquelles il a donné son consentement. Même avec votre consentement, nous devons limiter la collecte, l'utilisation et la divulgation à des fins qu'une personne raisonnable jugerait appropriées dans les circonstances.
Les individus ont le droit de voir les informations personnelles que notre entreprise détient à leur sujet et de corriger toute inexactitude. Il y a une surveillance, par l'intermédiaire du commissaire à la protection de la vie privée du Canada, pour s'assurer que la loi est respectée et demander réparation si les droits des personnes sont violés.
The PIPED Act reflects the realities of the business world. It's based on the Canadian Standards Association's Model Code for the Protection of Personal Information, which is incorporated into the legislation. The Code lists 10 principles of fair information practices that are summarized as Padgett Business Services’ policies.
Responsabilité. Padgett Business Services : nommé un chef de la protection des renseignements personnels responsable de la conformité de notre organisation afin de protéger toutes les informations personnelles détenues par notre organisation ou transférées à un tiers pour traitement; et élaboré et mis en œuvre des politiques et des pratiques en matière de renseignements personnels.
Identification des finalités . Notre organisation : identifiera les raisons de la collecte des informations personnelles avant ou au moment de la collecte ; informer avant ou quand des informations personnelles sont collectées, identifier pourquoi elles sont nécessaires et comment elles seront utilisées ; documenter pourquoi les informations sont collectées ; informer le client auprès duquel les informations sont collectées pourquoi elles sont nécessaires ; identifier toute nouvelle finalité des informations ; et obtenir le consentement du client avant de l'utiliser.
Consentement. Padgett Business Services doit informer la personne de manière significative des finalités de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation des données personnelles et obtenir le consentement de la personne avant ou au moment de la collecte, ainsi que lorsqu’une nouvelle utilisation est identifiée.
Limiter la collecte . Notre organisation ne collecte pas les informations personnelles de manière indiscriminée. Nous ne tromperons ni n'induirons les personnes en erreur sur les raisons de la collecte d'informations personnelles.
Limiter l’utilisation, la divulgation et la conservation. Padgett Business Services doit : utiliser ou divulguer des renseignements personnels uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne concernée n’y consente ou que l’utilisation ou la divulgation ne soit autorisée par la Loi; conserver les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les fins; conserver les renseignements personnels utilisés pour prendre une décision au sujet d’une personne pendant une période raisonnable. Nous avons mis en place des lignes directrices et des procédures pour la conservation et la destruction des renseignements personnels. Cela permettra à la personne d’obtenir les renseignements après la décision, d’exercer un recours et de détruire, d’effacer ou de rendre anonymes les renseignements qui ne sont plus nécessaires à une fin déterminée ou à une exigence légale.
Précision . Notre organisation doit minimiser la possibilité d'utiliser des informations incorrectes lors de la prise de décision concernant l'individu ou lors de la divulgation d'informations à des tiers.
Garanties . Nos politiques : protégeront les informations personnelles contre la perte ou le vol ; protéger les informations contre tout accès, divulgation, copie, utilisation ou modification non autorisés ; et protéger les informations personnelles quel que soit le format dans lequel elles sont conservées.
Ouverture. Padgett Business Services informera nos clients et employés que nous avons des politiques et des pratiques pour la gestion des informations personnelles et rendra ces politiques et pratiques compréhensibles et facilement accessibles.
Accès individuel. Sur demande écrite, Padgett Business Services : informera les personnes, dans les 30 jours, si nous avons des informations personnelles les concernant ; expliquer comment elles sont ou ont été utilisées et fournir une liste de toutes les organisations auxquelles elles ont été divulguées; donner aux individus accès à leurs informations; corriger ou modifier tout renseignement personnel si son exactitude et son exhaustivité sont contestées et jugées déficientes; fournir une copie des renseignements demandés ou des raisons pour lesquelles l’accès n’a pas été accordé, sous réserve de l’exception énoncée à l’article 9 de la Loi. Padgett Business Services notera tout désaccord sur le dossier et avisera les tiers, le cas échéant.
Prévoir des recours. Padgett Business Services dispose de procédures de plainte simples et facilement accessibles qui informent les plaignants des voies de recours. Il s’agit notamment des procédures de plainte de Padgett Business Services, de celles des associations industrielles, des organismes de réglementation et du commissaire à la protection de la vie privée du Canada. Notre organisation enquêtera sur toutes les plaintes reçues et prendra les mesures appropriées pour corriger les pratiques et les politiques de traitement de l’information. Les plaintes doivent être envoyées à :
Chef de la protection des renseignements personnels
Padgett Business Services of Canada Ltd.
3150, chemin Harvester
Bureau 202
Burlington (Ontario) L7N 3W8
Les personnes qui estiment que leurs droits à la vie privée ont été enfreints peuvent porter plainte auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada. Le rôle du commissaire est celui d'un ombudsman, essayant de trouver des solutions aux problèmes de protection de la vie privée, réglant les plaintes par la négociation et la persuasion, et recourant à la médiation et à la conciliation, le cas échéant.
Si vous choisissez de fournir des informations personnelles à Padgett Business Services, nous supposons que vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos informations personnelles comme indiqué dans la présente Politique de confidentialité ou autrement au moment de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation. Si vous n’y consentez pas, veuillez ne pas fournir vos renseignements personnels ou, le cas échéant, exercer les options d’adhésion ou de retrait offertes. Si Padgett Business Services demande des informations personnelles supplémentaires ou a l’intention d’utiliser ou de divulguer vos informations personnelles différemment de ce qui est décrit dans la présente Politique de confidentialité, nous vous informerons au plus tard au moment de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation (selon le cas) de la manière dont nous traiterons ces informations personnelles. Padgett Business Services ne collectera, n’utilisera ni ne divulguera d’informations personnelles autres que celles décrites dans les présentes, au moment de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation (selon le cas), ou tel que requis ou autorisé par la loi. Il existe des cas limités où Padgett Business Services peut collecter, utiliser ou divulguer vos informations personnelles sans votre consentement, comme l’exige ou le permet la loi, par exemple : (1) pour recouvrer une dette qui nous est due ; (2) pour satisfaire aux exigences gouvernementales en matière de déclaration fiscale; et (3) pour se conformer à une ordonnance rendue par un tribunal.
Le consentement peut être explicite ou tacite, selon les circonstances. Veuillez noter que, dans certains cas, votre choix de refuser ou de retirer votre consentement à certaines collectes, utilisations ou divulgations de renseignements personnels peut avoir une incidence sur notre capacité à vous fournir certains produits ou services.
Les renseignements personnels comprennent toute information factuelle ou subjective, enregistrée ou non, concernant une personne identifiable. Cela inclut des informations sous quelque forme que ce soit, telles que :
Âge, nom, numéros d'identification, revenu, origine ethnique ou groupe sanguin ;
Opinions, évaluations, commentaires, statut social ou mesures disciplinaires ; et
Dossiers d'employés, dossiers de crédit, dossiers de prêt, dossiers médicaux, existence d'un différend entre un consommateur et un commerçant et intentions (par exemple, d'acquérir des biens ou des services, ou de changer d'emploi).
Les renseignements personnels n'incluent pas le nom, le titre, l'adresse professionnelle ou le numéro de téléphone d'un employé d'une organisation.
La collecte, l'utilisation ou la divulgation de renseignements personnels par des organismes du gouvernement fédéral énumérés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Gouvernements provinciaux ou territoriaux et mandataires de la Couronne du chef d'une province
Le nom, le titre, l'adresse professionnelle ou le numéro de téléphone d'un employé
La collecte, l'utilisation ou la divulgation d'informations personnelles par un individu strictement à des fins personnelles (par exemple, une liste de cartes de vœux personnelles)
La collecte, l'utilisation ou la divulgation de renseignements personnels par une organisation uniquement à des fins journalistiques, artistiques ou littéraires
